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前回のお知らせで社名を「株式会社南紀熊野ウェブサービス」から「株式会社ナンクマ」に変更したことをお伝えしましたが、社名変更(商号変更)の手続きは思った以上に大変でした。
今後社名を変更しようと思う株式会社の方、特に一人会社や少人数での会社の方の参考になるよう、行った手続きや作業をまとめましたので、良ければご参考ください。
会社設立のときはすべて自分自身で手続きを行ないましたが、今回はお付き合いのあるすがはら法務事務所様に会社名変更登記をお願いすることにしました。
やはり、早めに依頼しておいた方が、何かあったときもリカバリーしやすいので良いかと思います。
すはがら法務事務所ホームページはコチラ
社名変更により、取引先でも何かしら対応していただく必要が出る可能性があるため、1か月前に関係各所に社名変更のご挨拶メールをお送りしてお知らせしました。
弊社では事前のお知らせはメールのみで行わせていただきましたが、ハガキや封書でお知らせした方がより丁寧かと思います。
契約先や利用しているサービスのホームページで確認したりサポートに問い合わせて、あらかじめ変更届や提出書類を取り寄せたりダウンロードして記入・押印を進めておきました。
併せて、登記事項証明書や印鑑証明書など必要な書類の部数も把握しておいた方が準備しやすいです。
新社名での会社実印(代表取締役印)、銀行印、角印をあらかじめ注文しておきました。
弊社では、いいはんこやどっとこむ楽天市場店で購入しまして、代表取締役印は丸寸胴タイプ／オランダ水牛色上・牛角色／18mm、銀行印は丸寸胴タイプ／黒水牛／18mm、角印はスタンプタイプにして、ついでに社名と代表取締役氏名スタンプ印も購入しました。
新社名での名刺をあらかじめ注文しておきました。
弊社の場合は、社名とコーポレートサイトのURLを変更したものにする必要がありまして、いつも利用している印刷館に発注しました。
新社名となった際のコーポレートサイトのURLをhttps://nankuma.jp/にするため、jpドメイン(nankuma.jp)を取得しました。
基本的には1組織につきco.jpドメインは一つしか登録できないのですが、旧社名のco.jpドメインも保持したまま新社名用のco.jpドメイン(nankuma.co.jp)も取得したかったので、【1組織1ドメイン名制限緩和申請】を行うことにしました。
旧社名のco.jpドメインはお名前ドットコムで管理していましたが、【1組織1ドメイン名制限緩和申請】にお名前ドットコムは対応しておらず、対応しているレジストラのバリュードメインのサポートに問い合わせて手順を確認したところ、
という条件だったため、旧社名のco.jpドメインをお名前ドットコムからバリュードメインに移管し、バリュードメインで新社名のco.jpドメインを取得しました。
この時点では仮登録となり、正式登録の申請は新社名での登記事項証明書を取得してからとなります。
事前にメールでお知らせはしていますが、改めて正式に社名変更を取引先にお伝えするためのハガキを印刷して用意しました。
ハガキ・封書の印刷・郵送を業者に依頼する場合は、もう少し前に注文した方が良いかと思います。
あらかじめ司法書士さんから送られてきていた書類に記名・押印し、他に必要な証明書を取得して郵送しました。
郵送した書類・証明書は、次のとおりです。
ロゴや会社情報など新社名に修正したコーポレートサイトをすぐにリリースできるように準備しておきました。
ボリュームが多い場合は、もっと前から準備した方が良いでしょう。
※参考
株主総会
会社名は定款に必ず記載する必要があるため、株主総会を開いて社名変更を記載するために定款変更の決議を行い、議事録を残す必要があります。
注意しなければならないのは、登記期間が「株主総会で商号変更日として定めた日から２週間以内」ということで、弊社の場合は商号変更日が7月8日でしたので、期限は7月22日ということになります。
弊社では変更登記手続きをお願いした司法書士さんが議事録の雛型を用意してくださったので、印鑑を押して返送するだけでしたが、株主の人数が多い会社の場合はご注意ください。
弊社では自社で社名変更のお知らせハガキを用意したため、変更日または翌日あたりに到着するように変更日前日に投函しました。
本店の所在地を管轄する法務局で変更登記手続きを行いますが、司法書士さんに書類作成から手続きまでお願いしましたので、連絡を待つだけでした。
ちなみに、社名変更登記を自分自身で行ったとしても、登録免許税が3万円必要になります。
会社の実印も変更する場合、「印鑑(改印)届書」を法務局に提出して変更手続きを行いますが、こちらも司法書士さんに書類作成から手続きまでお願いしましたので、連絡を待つだけでした。
新社名での内容に変更しておいたコーポレートサイトをリリースしました。
弊社ではURLも変更したため、旧URLにアクセスされたときに新URLに転送されるように設定しました。
コーポレートサイトのブログや facebook(個人・法人ページ)、Twitterで社名変更のお知らせを投稿しました。
Gmailやメーラー(Becky!)の署名(シグニチャ)の内容を新社名と新URLに変更しました。
また、社名変更となった旨の説明も署名に入れました。
書面でお知らせしているところも含め、改めて社名変更とコーポレートサイトURL変更のお知らせメールをお送りしました。
利用している各サービスにおいて、社名やURLの変更作業を行いました。
引き続きGoogleアドセンスを利用するため、新規にサイト追加でコードを埋め込んで審査を申請しました。
登記・供託オンライン申請システムホームページから必要な部数を申請して取り寄せました。
役所に行くよりも料金が安いのでオススメですが、電子証明書(個人のマイナンバーカードが利用可)とリーダーが必要です。
通常は申請した翌営業日か翌々営業日には届きます。
登記事項証明書と違ってオンライン申請には法人の電子証明書が必要なため、こちらは直接法務局の窓口に行って取得してきました。
何度も行かないで済むように、事前に必要部数を把握しておいた方が良いでしょう。
商号登記が終了してから数日後に新しい会社名での登記事項証明書の取得が可能になりますので、登記事項証明書の原本またはコピーの提出が必要な手続きを行っていきました。
ただ、必要書類はもっと前にダウンロードしたり取り寄せておいた方がスムーズです。
納税地を管轄する税務署に対して、e-Taxで「異動届出書」を提出しました。
弊社では通信販売酒類小売業免許も取得していたので、こちらの異動申告書はホームページからダウンロードし、直接管轄の税務署に行って提出しました。
あと、消費税を納税している場合は、併せて「消費税異動届出書」も提出する必要があります。
eLTaxで大阪府中央府税事務所に「法人・事務所等異動届」を提出しました。
添付書類として登記事項証明書をスキャンしたものが必要となります。
eLTaxで船場法人市税事務所に「特別徴収義務者所在地・名称変更届出書」と「法人・事務所等異動届」を提出しました。
こちらも添付書類として登記事項証明書をスキャンしたものが必要となります。
「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」と「健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付（変更）申出書」を年金事務所のホームページから様式をダウンロードし、管轄の窓口に郵送しました。
注意したいのは、「会社名変更の事実の発生から5日以内」が提出期限ということです。
届出をしないと新しい保険証が公布されませんので、速やかに届出を行いましょう。
法人の電子証明書を持っていれば、政府の電子申請システム「e-Gov」を利用してオンラインで申請することもできます。
※参考
労働基準監督署
役員のみですので手続きは必要ありませんでしたが、社員がいて労災保険に入っている場合は、労働基準監督署に対して「労働保険名称・所在地等変更届」を提出しなければなりません。
注意したいのは、この届出書は特定の用紙のため、ウェブサイトからダウンロードすることはできず、窓口へ取りに行く必要があります。
また、登記事項証明書の提示を求められることがありますので、事前に連絡して確認しておきましょう。
おすすめなのは事前確認の後、会社印を持参して窓口で書類を入手し、現地で記入して提出する方法です。
原則として提出期限が「会社名変更の事実が発生した日の翌日から10日以内」となっていることと、e-Govを利用したオンライン申請が可能とはいえ、届出書を窓口に取りに行かなければならないのであれば、その場で記入して提出する方が合理的といえます。
公共職業安定所(ハローワーク)
こちらも社員がいて雇用保険に入っている場合、公共職業安定所（ハローワーク）に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出しなければなりません。
注意する点は、「会社名変更があった日の翌日から起算して10日以内」が提出期限になっていることです。
また、労働基準監督署で交付される「労働保険名称・所在地等変更届の事業主控」が必要ですので、ハローワークの前に労働基準監督署での手続きを必ず済ませておいてください。
順番が逆になってしまうと二度手間になりますので注意が必要です。
届出の様式・書式は窓口で入手するか、もしくはハローワークのウェブサイトからダウンロードできます。
こちらもe-Govを利用してのオンライン申請が可能です。
こちらも必要書類はもっと前にダウンロードしたり取り寄せておいた方がスムーズです。
口座名義変更のために、取引金融機関に届出を行いました。
金融機関によって必要書類が異なりますので、事前に問い合わせたりホームページで確認するのがいいでしょう。
ネット銀行では旧口座名義でも一定期間は受け付けてくれるところが多いですが、地銀や信用金庫はそうでないところもありますので、事前に確認しておくのが良いでしょう。
あと、他の手続きで口座名義変更手続きも行うので、タイミングは調整しておいた方が良いでしょう。
次の各サービス・団体・契約先について手続きを行いました。
仮登録中の新社名用co.jpドメインを本登録するため、バリュードメインに登記事項証明書や印鑑証明書など必要書類を提出し、1組織1ドメイン名制限緩和申請を行ってもらいました。
いろいろやりとりをしたので、本登録になるまで半月ほどかかりました。
※参考
他には、このようなものについて手続きや変更作業が必要な場合があります。
弊社は7月初めに社名変更を行いましたが、納期の特例でちょうど前期分の源泉所得税の申告・納付期日と微妙に前後するタイミングでした。
そのため、社名をどちらで申告したら良いのかわからなかったので問い合わせると、旧社名で申告・納付して、備考欄に何日付けで新社名になったかを記載しておけば良いということでしたので、そのようにして申告・納付を行いました。
小規模な株式会社の場合、役員(取締役)、監査役の任期を定款で最長の10年にしているところが多いと思います。
弊社は創業10年という区切りで社名変更をしましたが、実は役員改選のことはまったく気づいておらず、司法書士さんに指摘いただいて、初めて気づきました。
もし手続きを忘れていると、恐ろしいことに100万円以下の過料(罰金)を払わないといけなくなります(実際は数万円から数十万円ほどとなるようです)。
さらに12年以上登記がなされていない株式会社は、解散したものとみなされ、解散の登記(みなし解散の登記)がなされてしまう可能性さえありますから、注意が必要です。
今回、自前で手続きをしようとも思いましたが、社名変更手続きや決算処理でてんやわんやだったので、同じ司法書士さんに手続きをお願いすることにしました。
しかし、創業10年で社名変更していなかったら気付かなかったと思いますので、そう考えるとゾッとしますね。
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